Mapowanie procesów w firmie: najpierw mapa, potem automatyzacja

Czym jest mapa procesu

Mapa procesu to prosty schemat, który pokazuje, co dzieje się w firmie od zdarzenia początkowego do wyniku: kto robi który krok, w jakim narzędziu i gdzie człowiek przekazuje pracę człowiekowi. Dzięki niej widać powtarzalne czynności, które można przekazać automatowi, oraz miejsca, gdzie informacje giną.

Mapowanie procesów to też najtańszy sposób, żeby uniknąć złego wdrożenia. Automatyzacja źle opisanego procesu przyspiesza błędy, a nie pracę. Dlatego zaczynamy od mapy.

Co dostajesz od nas

• opis procesu spisany z Twoich słów, krok po kroku,
• wskazanie kroków, które można zautomatyzować, i tych, które lepiej zostawić człowiekowi,
• propozycję rozwiązania w trzech skalach: automatyzacja jednego kroku (od 500 zł), system dla działu albo platforma dla firmy (do 50 tys. zł),
• wycenę wdrożenia po przygotowaniu mapy; mapa jest bezpłatna i nie zobowiązuje do zamówienia.

Przykład: od zgłoszenia do faktury

Typowy proces usługowy wygląda tak, a każdy z kroków jest kandydatem do automatyzacji:

• zgłoszenie: klient wypełnia formularz, dane trafiają do arkusza lub systemu,
• wycena: na podstawie zgłoszenia powstaje oferta, a klient dostaje ją automatycznie,
• umówienie: klient wybiera termin, a pracownik dostaje zlecenie,
• wykonanie: pracownik zamyka zlecenie, wypełniając protokół,
• faktura: po zamknięciu zlecenia powstaje dokument i przypomnienie o płatności.

Jak wygląda współpraca

Opisujesz swój proces w formularzu na stronie automatyzacji. Przygotowujemy mapę i wracamy z wyceną. Jeśli wdrożenie ma sens, ustalamy zakres i terminy w umowie. Jeśli nie, zostaje Ci mapa, z której możesz skorzystać samodzielnie.

Jako przykład gotowego wdrożenia możesz obejrzeć system obsługi przeglądów i serwisów dla firm serwisowych.

Najczęstsze pytania